Trợ lý thư ký, họ là ai? Họ có làm những công việc gì trong doanh nghiệp? Tại Hà Nội, các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng thư ký trợ lý ra sao?
Khái quát về nghề trợ lý thư ký
Thư ký trợ lý là một nghề, chỉ công việc của người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, hỗ trợ điều hành văn phòng cho các trợ lý giám đốc hay trợ lý tổng giám đốc. Thư ký trợ lý sẽ thực hiện các công việc như tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản.
Đôi khi, thư ký trợ lý cũng chính là người tiếp khách, người lên lịch trình, đồng thời cũng là người hỗ trợ thư ký tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho trợ lý giám đốc, trợ lý tổng giám đốc.
Thư ký trợ lý ban đầu chỉ thực hiện các chức năng hỗ trợ công việc cho thư ký, như ghi chép biên bản, giải quyết một số công việc đơn giản mà thư ký hoặc giám đốc giao cho, sắp xếp phòng họp, hỗ trợ thư ký liên hệ đối tác. Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của trợ lý thư ký đã được mở rộng, vì lẽ đó mà trợ lý thư ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội bây giờ.
Ngoài việc làm thư ký thì các bạn có thể tìm rất nhiều các công việc khác tại Hà Nội. Mảnh đất thủ đô luôn luôn là nơi mang lại rất nhiều cơ hội việc làm tốt cho các bạn. Nếu muốn tìm việc làm tại hà nội thì các bạn hãy truy cập ngay timviec365.vn – Website tìm việc uy tín nhất hiện nay. Mỗi ngày có hàng ngàn tin tuyển dụng mới được cập nhật, tha hồ việc làm cho các bạn lựa chọn
Những yêu cầu cơ bản đối với việc làm thư ký trợ lý tại Hà Nội
Để trở thành một thư ký trợ lý tại Hà Nội bạn cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau:
Đầu tiên bạn phải là người có trình độ chuyên môn, điều này là hoàn toàn phù hợp bởi lẽ, công việc nào cũng cần phải có năng lực mới có thể làm được. Nhất là những công việc đòi hỏi cao về sự thông minh nhanh nhẹn như thư ký của trợ lý chẳng hạn.
Đặc biệt, ở Hà Nội, rất nhiều công ty, doanh nghiệp đang hoạt động, họ cần một số lượng nhất định những trợ lý thư ký cho mình. Hơn nữa những doanh nghiệp này đa phần đều là những doanh nghiệp lớn với số lượng công việc khổng lồ. Vậy nên người trợ lý thư ký của họ phải thật giỏi mới có thể đáp ứng được tần suất công việc.
Vì là trợ lý thư ký của của trợ lý giám đốc, mà trợ lý giám đốc là những người thường xuyên đi công tác cùng giám đốc, chính vì vậy người trợ lý ở nhà sẽ là người trực tiếp giải quyết những công việc đang dang dở của cấp trên, hoặc do cấp trên giao phó. Vậy nên, yêu cầu thứ hai đối với một người thư ký trợ lý đó là phải chịu được áp lực công việc, phải khéo léo, và có khả năng tổ chức, quản lý, giải quyết công việc mà cấp trên giao lại.
Ngoài ra, người trợ lý thư ký cũng là người nên có ngoài hình ưa nhìn. Bởi vì họ chính là những người chuẩn bị phòng họp hay đặt lịch cho trợ lý giám đốc gặp mặt đối tác. Đôi khi họ cũng chính là người sẽ đi theo trợ lý giám đốc để gặp đối tác của mình. Vì vậy, một chút ngoại hình dễ nhìn sẽ giúp bạn dễ gây ấn tượng hơn đối với khách hàng.
Hướng dẫn viết CV xin việc thư ký trợ lý
cv xin viec của thư ký trợ lý cũng cần đảm bảo những nội dung cơ bản như trong những bản CV xin việc thông thường khác. Tuy nhiên, khi viết Cv xin việc thư ký trợ lý bạn nên chú ý một số điểm sau:
Bạn vẫn phải đảm bảo những thông tin cơ bản của bản thân như họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ email, … Ngoài ra còn là những thông tin khác như kinh nghiệm làm việc, trình độ năng lực, … đặc biệt là kỹ năng.
Đối với nghề thư ký trợ lý,kỹ năng, nhất là những kỹ năng mềm sẽ quan trọng hơn cả. Bên cạnh trình độ chuyên môn, kỹ năng mềm sẽ giúp người thư ký trợ lý có thể dễ dàng giải quyết các vấn đề được giao, nhất là những công việc liên quan đến giao tiếp, yêu cầu cao độ về kỹ năng mềm. Chính vì vậy khi viết CV xin việc bạn đừng quên mục này nhé.
Ngoài ra, trong CV xin việc của mình, bạn cũng nên chú ý sử dụng ngôn ngữ giản dị, mạch lạc, rõ ràng, ngắn gọn. Hạn chế tối đa việc trình bày nội dung dài dòng, lằng nhằng. Nhà tuyển dụng sẽ không thích đọc những thông tin dài dòng lằng nhằng đó đâu.
Cuối cùng trước khi nộp CV xin việc bạn nhớ đọc lại một lần nữa nhé, đọc lại vừa giúp bạn soát lỗi chính tả, vừa kiểm tra lại cách đặt câu của mình xem đã chính xác chưa.
Thư ký trợ lý trong tương lai sẽ là một nghề rất có tiềm năng phát triển, nhất là trên địa bàn Hà Nội, các doanh nghiệp tư nhân mọc lên ngày càng nhiều cả về số lượng và chất lượng. Vậy nên nếu bạn yêu thích công việc này thì hãy đăng ký trở thành một thư ký trợ lý vào doanh nghiệp mà mình mong muốn nhé!